CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA TALLER #1

ESTRATEGIA

Conjunto de acciones, que al ejecutarse, se logra cumplir los objetivos planteados dentro de una organización, de esta forma, la estrategia permite generar proyecciones de la organización a futuro, de allí, la importancia que tienen los objetivos a la hora de ser fijado dentro de las organizaciones.

Siendo la estrategia el medio por el cual una empresa logra alcanzar la meta propuesta, la misma, debe estar compuesta por la visión y la misión de la organización, entendiendo que la misión en primer momento es la que define la organización, es decir, sustenta su existencia, siendo esto para la estrategia su punto de partida, por otro lado, la visión de la empresa plantea la situación futura a la que desea llegar, por ello, la visión tiene como propósito, controlar y orientar a la organización para poder alcanzar el estado deseado. La estrategia empresarial siempre estará en la búsqueda de un plan de acción que permita desarrollar todas las ventajas posibles para la empresa, para ello es importante evaluar las fortalezas y oportunidades que permitan posicionarla en el mercado, además de consolidar el logro de las metas y objetivos determinados.

DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO

Determinada la misión y las metas o fines de la organización para el futuro, es preciso establecer un balance entre lo existente en el presente y ese futuro al cual debemos llegar, o sea que es necesario identificar la brecha entre lo que tenemos y lo que deseamos tener. Para ello se impone la realización de un diagnóstico que permita una evaluación actual para determinar con la mayor precisión los aspectos, tanto internos como del entorno, que estén actuando en sentido positivo o negativo y que repercutan en el cumplimiento de las metas y la misión.

Unido a lo expresado existen otros objetivos generales del diagnóstico entre los que se encuentran:

Determinar el conjunto de factores que caracterizan el negocio actual, los problemas principales y las causas que lo originan.

 Adquirir conocimientos sobre el proceso, el sistema y los procedimientos actuales de la organización, así como las características principales de la misma.

Analizar y evaluar los aspectos estudiados de forma crítica.

El diagnóstico que se realice debe permitirnos obtener las fortalezas y debilidades de la organización, así como las amenazas y oportunidades que nos impone el entorno. Por lo que se requiere un análisis tanto interno como externo.

El análisis externo intenta y debe lograr, la identificación del conjunto de amenazas y oportunidades del entorno en que se encuentra la organización, entre otros aspectos se valoran factores sociales, políticos, económicos o tecnológicos; posición de los clientes relacionada con la organización; posición y relación con los proveedores.

Por otra parte el análisis interno permite determinar las fortalezas y debilidades de la organización, como la situación de los recursos humanos; los procesos utilizados, así como la tecnología y la relación entre ambas; posición económica y estado de las finanzas; relaciones internas tanto interpersonales como organizacionales; fluidez de la información; capacidad comercial y otras.

Se debe identificar las fortalezas y las debilidades internas y las amenazas y oportunidades que impone el entorno, recordemos estos aspectos:

Fortalezas (F). Factores internos de la organización los cuales son sus puntos fuertes que sirven de soporte para el cumplimiento de la misión.

Debilidades (D). Factores internos de la organización que se consideran puntos débiles y que es necesario atenuar, eliminar o convertir en fortalezas para contribuir al cumplimiento de la misión.

Oportunidades (O). Situación que se produce cuando las circunstancias prevalecientes en el entorno le ofrecen a una organización, sin la influencia de ésta, la posibilidad de ir más allá de las metas y los objetivos que se han fijado. Situación específica en la cual se pueden desarrollar acciones disfrutando de ventajas competitivas.

Amenazas (A). Retos procedentes del entorno con una tendencia o desarrollo desfavorable para la organización, igualmente sin la influencia de ella.

Con estos elementos se construye una matriz DAFO como herramienta de gran utilidad para la realización de una reflexión sobre las distintas variantes o estrategias que se pueden establecer:

Relación O/F. Se utilizan las fuerzas de la organización para el aprovechamiento de las oportunidades del entorno. Se les llama también estrategias de avance o de ofensiva.

Relación O/D. Para la superación de las debilidades internas aprovechando las oportunidades del entorno. Conocidas como estrategias adaptativas o de oportunidades.

Relación A/F. Se utilizan las fortalezas para enfrentar las amenazas. Denominadas como estrategias de control o defensivas.

Relación A/D. Se enfrentan las amenazas del entorno teniendo en cuenta las debilidades de la organización. Llamadas estrategias de supervivencia.

Para la determinación de los elementos necesarios que nos conduzcan a la realización del diagnóstico pueden utilizarse distintas técnicas como por ejemplo: entrevistas, cuestionarios, observaciones directas, análisis de grupo, investigaciones y otros. Este paso de diagnóstico es gran relevancia e importancia para la ejecución de todo el proceso, ya que del alcance y precisión del primero dependerá el éxito del segundo. Culminado el análisis estratégico a través del diagnóstico realizado, la organización debe determinar, y está en condiciones de hacerlo, las opciones estratégicas en los tres niveles de estrategia para obtener las alternativas que le permitan el cumplimiento de la misión y de las metas y objetivos propuestos.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

La dirección estratégica se encarga de la determinación de la estrategia y su puesta en marcha. Cuervo García, A. (1995) en La dirección estratégica de la empresa, (Pág. 52), plantea lo siguiente:

“La dirección estratégica está caracterizada por: a) la incertidumbre acerca del entorno, del comportamiento de los competidores y de las preferencias de los clientes; b) la complejidad derivada de las distintas formas de concebir el entorno y de interrelacionarse éste con la empresa, y c) los conflictos organizativos entre los que toman las decisiones y los afectados por ellas”.

El mismo autor plantea que en este contexto “la dirección estratégica se ocupa de las decisiones encaminadas a formular e implantar la estrategia, lo que implica la movilización de los recursos de la empresa para el logro de los objetivos globales”. (Pág.51).

Las organizaciones para garantizar los resultados de su actividad poseen una estructura organizativa para la toma de decisiones y el desempeño del trabajo en general. Para el desarrollo de una dirección estratégica capaz de dar cumplimiento a la misión es necesario establecer tres niveles de estrategias los cuales son:

Estrategia corporativa (de la organización).

Estrategia de unidad, negocios o división.

Estrategia funcional.

El proceso de dirección estratégica no es único para todas las organizaciones, sino se manifiesta en función de la misión y de las características de cada una de ellas, así como de las pretensiones y las nuevas necesidades que tenga ésta, no obstante, deben seguirse un grupo de pasos generales que son los que deben adecuarse, los pasos o etapas son las siguientes:

Determinación y establecimiento de la misión y las metas o fines de la organización.

Diagnóstico estratégico.

Búsqueda y determinación de las opciones estratégicas.

Evaluación y selección de estrategias.

Implantación de la estrategia seleccionada.

Seguimiento y control estratégico.

PLAN DE ACCIÓN

  

El Plan de Acción compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institución, estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.

 

Los planes de acción son documentos debidamente estructurados que forman parte del Planeamiento Estratégico de la Empresa, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.

 

Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores.

 

Todos los planes de acción presentan su estructura de modo “personalizado” para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.

 

No obstante, lo anterior, podemos definir un esquema que puede servir de guía para elaborar un plan de acción efectivo:

 

A. Presentación Ejecutiva del Plan: Se trata del Resumen Ejecutivo dirigido al tomador de decisiones, el que pretende ubicar en su contexto general a los ejecutivos superiores involucrados en el proyecto y dotarles de una herramienta de Gestión y medición de resultados.

b. Definición de Objetivos del Plan: Estos objetivos son diferentes a los objetivos estratégicos del Negocio, sin embargo, se debe establecer la forma como estos objetivos se relacionan y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores. En otras palabras, los objetivos del plan, buscan “ubicar” la ejecución y el seguimiento de la planificación en torno a las actividades del plan de Acción.

c. Definición de líneas Principales de Acción: Se proponen específicamente las áreas, campos o temáticas principales del plan de acción, es decir, concretamente se define cual o que campo (s) se verán influenciados con la ejecución del plan.

 

d. Establecimiento de dependencias Jerárquicas y Responsabilidades Generales: Es indispensable que el plan de acción, contemple en líneas muy específicas cuales son las dependencias o niveles jerárquicos involucrados en el cumplimiento de dicho plan.  

e. Cronograma de Actividades: Todos los planes de acción contienen un cronograma detallado de las actividades, que muestre las principales tareas y sus asignaciones así como su tiempo de cumplimiento.

f. Responsabilidades y Apoyos: Debe establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran. Los recursos pueden ser: Materiales, económicos, humanos, legales etc.

g. Supervisiones: La palabra mas apropiada aquí es “Seguimiento”, el plan de acción no solo debe mostrar los indicadores medibles de los resultados, sino también, establecer bajo la responsabilidad de quien estará el seguimiento.

h. Decisiones Estratégicas: Establecer instancias como Comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.

i. Divulgación: Establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.

j. Actualizaciones: Establecer la forma en que las actualizaciones se realizar producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

En estos aspectos estratégicos los objetivos deben especificar los resultados que se esperan a tres o cinco años en términos mensurables, de preferencia con indicadores que relacionen variables críticas del desempeño.

En la obra de dirección estratégica presentado por CEEI Galicia (2010) se plantea que a la hora de diseñar los objetivos dentro de la empresa se debe hacer en función del crecimientos sostenido y la rentabilidad, en tal sentido, los objetivos deben estar planteado en función de: Diversificar el riesgo, esto quiere decir, crear más alternativas; Avanzar poco a poco a través de objetivos vinculados con el crecimiento, pero se debe tener cuidado en que no se plantee de forma ambiciosa; analizar el entorno identificando el ambiente laboral el cual le permita identificar tanto las limitaciones como las alternativas; buscar la mejora continua para mantener el cliente y posicionarse en el mercado; Gestionar para crecer y con ello evitar el estancamiento,  especialmente          en una época donde al ámbito social, económico entre otros es tan dinámico y mucha veces complejo. (p.17). En este orden de idea, la claridad y concordancia de los objetivos es fundamental, ya que esto representa el norte  de cualquier empresa, institución u organización, en función de lo que se quiere alcanzar, se diseñan las estrategias, para lograr cumplir los retos planteados.

Decisión de objetivos estratégicos:

El equipo de dirección establecerá con claridad los objetivos estratégicos que quieren lograr en el mediano y largo plazo y formular las proyecciones cuantitativas correspondientes.

Se requiere de una definición de objetivos acerca de los siguientes rubros:

·         Participación de mercado o volúmenes de ventas.

·         Rendimiento sobre la inversión y sobre ventas. Ingresos totales contra costos totales.

·         Productividad del personal. Ingresos totales sobre nómina o número de empleados.

·         Calidad en el servicio. Calificación del cliente acerca del servicio entregado.

·         Desarrollo humano. Horas hombre de capacitación.

·         Desarrollo y asimilación de tecnología.

·         Inversiones y desinversiones a realizar.

·         Responsabilidad social.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica es quizás la herramienta administrativa más importante, de la que depende el éxito de cualquier empresa.

El proceso administrativo está conformado por varios elementos, entre ellos la planeación, que debe obedecer a una estrategia previamente definida, de allí que se conoce como planeación estratégica. La empresa fija sus objetivos, sus metas,  y luego debe planear cómo cumplirlos, que hacer para lograrlos, y eso es básicamente la planeación estratégica. La planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias.

Es por lo anterior que la planeación estratégica es una herramienta imprescindible no sólo para la empresa sino para la vida personal, puesto  que si se quiere avanzar ya sea profesionalmente, económicamente o personalmente, es necesario trazar objetivos, planes, estrategias que al final nos llevarán a conseguir lo que se pretende. La planeación estratégica es válida y necesaria en cualquier campo, aunque a veces lo olvidamos, o lo recordamos pero ignoramos que eso se llama planeación estratégica.

Por último, aclarar que la planeación estratégica sólo la puede realizar cada empresa que conoce profundamente su estructura, su cultura, sus capacidades, sus debilidades, sus ambiciones, objetivos y su visión, puesto que cada empresa es un caso particular, un mundo aparte que requiere de planes y estrategias específicas. Es importante tener presente que en la planeación estratégica nada es generalizable. Nada se puede copiar e implementar sin antes hacer un estudio y adaptación acorde al medio en que se requiere implementar.